PO Preventa de producto digitales B2B
Diagrama de flujo del proceso de preventa digital
FLUJO - Preventa de Servicios Digitales B2B
Procedimiento estándar
PREVENTA Y VENTA
KAM
- Genera la oportunidad en salesforce
- Solicita apoyo a Ing. Preventa para relevamiento
Ing. Preventa:
- Releva las necesidades del cliente
- Genera la oferta en el Salesforce
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Cuando sea requerido, en soluciones complejas: Ing. Preventa:
Ejemplo: Regional:
Ing. Preventa:
Ofertas:
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Ing. Preventa:
- Gestiona BOM y Anexo Técnico (Oferta técnica y comercial a través de Salesforce)
- Adjunta a los demás documentos las Consideraciones Especiales del producto
- Genera SOW de la solución. (Excepción SD-WAN, solo los siguientes datos: SOW Requerimientos Preventa)
KAM
- Solicita firma al cliente y adjunta en Salesforce
- Obs: El cliente deberá tener previamente firmado el Contrato Marco de Soluciones o en caso contrario deberá firmarlo durante la contratación de este servicio.
- Adjunta el SOW y el Contrato en el caso de de Back Validation.
- Deriva al soporte Corporativo para la activación del servicio a través del caso de Back Validation.
- Soporte Corporativo genera caso de Aprovicionamiento en Salesforce con todos los datos de las colaboraciones anteriores (casos de apoyo).
OBS: Para los casos de Apoyo Preventa Adicional, en donde 2 o más Ing. Preventa colaboren en el análisis y cierre del proyecto deben tener un caso de solicitud de Apoyo Preventa generado por el KAM.
Sub-proceso de excepciones de precios
- Luego de recibir respuesta del cliente sobre la cotización inicial, y cuando sea necesario, el Ing. Preventa podrá aplicar uno o más ajustes de precio, al valor "mensual" o de "una vez" de cada elemento cotizable por algunos de los siguientes métodos de ajustes de precio:
- Por porcentaje: Se debe agregar con un descuento. Ejemplo: -8%. Es decir, se registra un valor numérico mayor a 0 para adicionar, menor a 0 para restar el porcentaje del precio del elemento.
- Por cantidad: Se debe agregar el signo menos "-" antes del monto que se desea descontar del monto. Ejemplo: "-124$". Esto debido a que se registra un valor numérico mayor a 0 para adicionar, menor a 0 para restar al precio del elemento.
- Al realizar el pedido de aprobación, el KAM debera adjuntar la "Herramienta de Aprobador de descuento" (Archvo de Excel) a traves de un Mensaje/Correo DESDE la herramienta Sales and Care.
Importante: Todas las solicitudes que sea realizadas a nivel "Oferta completa" o a nivel "Productos" serán rechazadas por el equipo de Aprobador. Las solicitudes de excepciones de precios deberán siempre realizarse a nivel componente y siempre deberá ser por igual en cada elemento. Es decir, SDWAN (compuesto por 3 subcomponentes) debe tener el descuento aplicado por igual en cada uno de ellos.
Importante 2: El Solicitante deberá, además, completar la "Herramienta de Aprobación de Descuento" de solicitud de aprobación de descuentos y deberá obligatoriamente (1) enviar el documento via salesforce/mail al compañero aprobador (2) @ al compañero aprobador en la oportunidad incluyendo el numero de Oferta que se solicita analizar/aprobar. Solo se deberán solicitar aprobaciones cuando la celda "Resultado" indique se la solicitud corresponde y que no se requieren modificaciones. Link Herramienta de aprobador de descuento.
Material y contenido útil para el proceso:
Video del equipo Local: AQUI
- En el video del equipo local y comunicación podemos ver "Como completar la herramienta de Excel?" y "Como solicitar la aprobación via Sales and care?"
- Este es el video que detalla todo el proceso de inicio a fin y las consideraciones a tener en cuenta para solicitar el descuento sin fallas, retrasos y retrabajo.
Sub-proceso de diseño de soluciones con Arquitectos Regionales
Que es un arquitecto de soluciones (Solution Architect)?
- El Solution Architect es denominado el "Super experto" a nivel compañia sobre los productos digitales, ellos poseen los maximos conocimientos tecnicos sobre estos.
- Son del nivel de escalada de conocimiento tecnicos sobre las soluciones digitales
- No trabajan de cara al cliente, trabajan de manera interna con el equipo local
- Cada Arquitecto de Soluciones posee una especialidad
- Trabajan de manera remota desde los siguiguientes paises:
Cuando solicitar el apoyo de un Solution Architect?
1) Su ámbito comercial se centrará en el segmento corporativo (grandes empresas, multinacionales y gobiernos) 2) Los arquitectos regionales serán contratados sólo en oportunidades ya identificadas, validadas y calificadas por el KAM y/o DSM. 3) Proporcionar orientación y apoyo al DSM, Preventa III sobre la arquitectura de la solución propuesta por el cliente. 4) Participar/apoyar la defensa de una propuesta/proyecto a un cliente cuando sea necesario 5) Proporcionar apoyo al proceso de la Deal Review Board (DRB) Gate 2, como asesores y solo cuando sea necesario.
Que tareas están fuera del scope del Solution Architect?
Procedimiento en Salesforce
Para realizar la solicitud de acompañamiento de un arquitecto regional, se deberá primeramente tener creado un caso de "Solicitud de Apoyo a Preventa".
Obs: recordar que para la creación de este caso, primeramente se deberá crear una oferta con productos asociados y configurados en la misma.
Pasos para crear el caso:
- Primeramente, se debe crear una oportunidad y una oferta con productos en ella
- Luego, dar click en la flecha que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar la opción "Solicitar Preventa"
Se abrirá una ventana donde deberán dejar una descripción del pedido y luego dar click en Guardar.
De esta manera se genera el caso de Pre Venta, que se mantendrá abierto mientras el Ingeniero realiza los diferentes escalamiento para obtener la solución técnica.
5. Una vez el Ingeniero obtenga la respuesta de todas las áreas involucradas podrá aprobar o rechazar el caso. Con este ok se podrá avanzar con el proceso normal de la oportunidad
Sub-casos dentro de la colaboración de preventa:
Los mismos deben ser generados desde el caso principal de preventa, siguiendo estos pasos:
- Ir a la pestaña colaboración
2. Buscar el caso que se desea generar, ejemplo: Cotizaciones B2B (Aplica directamente para el caso de Arq. Regional, se deberá seleccionar en este punto)
3. Dejar detalle de la solicitud en el campo “Descripción” y "Especialidad" y guardar.
4. De esta manera se genera la solicitud y se debe aguardar el cierre del mismo para poder cerrar el caso principal.
Pasos para crear el caso:
3. Se abrirá una ventana donde deberán dejar una descripción del pedido y luego dar click en Guardar
Dentro de la colaboración de apoyo preventa el ingeniero puede ir generando otros casos para solicitar aprobaciones de distintas áreas y así poder obtener la evaluación de factibilidad y cotización.
Los casos disponibles son:
Los mismos deben ser generados desde el caso principal de preventa, siguiendo estos pasos:
Cierre de los casos de apoyo preventa:
Una vez que el Ingeniero preventa tenga aprobado todos los sub-casos puede cerrar el caso principal siguiendo estos pasos:
1. Ir al caso y dar click en el botón "Modificar"
2. Se abrirá una ventana emergente donde se debe modificar el estado (Aprobado/No Aprobado) y detallar la descripción de solución
Criterios para reclamos de Metricas:
Flujograma:
Importante: la generación del caso de aprovisionamiento central aplica únicamente en casos de desarrollo de nuevos proyectos.
Sub-proceso de factibilidades para el equipo de delivery regional
El presente procedimiento corresponde a la carga de solicitudes deFactibilidad para el equipo de Operacion Central en la preventa de productos y soluciones JANUS.
1.1 Ingreso a la plataforma:
- Ingrese a la plataforma a través de la URL: https://itsmtigo.service-now.com/sp
-
Como la herramienta se encuentra integrada con el Active Directory de la compañía, ingrese con suusuario de dominio
-
Le aparece la ventana principal de Service Now, seleccione “Hacer una solicitud
1) En el apartado de Categories (panel izquierdo), seleccionamos la opción "Servicios Digitales" (1) y dentro de esta categoría, elegir la opción "Factibilidades Digitales" (2)
1.2 Registro de la solicitud
1.2.1 Seleccionada la opción de "Factibilidades Digitales", se les mostrará un formulario. Complete la información del solicitante indicando:
1.2.1.1 Nombre del solicitante (1)
1.2.1.2 Correo electrónico (2)
1.2.1.3 Contacto celular (3)
1.2.1.4 Usuario a ser notificado (4)
1.2.2 Seleccione el país del solicitante
1.2.3 Seleccione el tipo de Solución
Nota: Puede seleccionar múltiples tipos de solución según la necesidad
1.2.4.1 Elija la opción "Capacidad de Recursos", cuando requiera que la factibilidad sea sobre la capacidad de las plataformas para la oportunidad
1.2.4.2 Elija la opción "Capacidad técnica", cuando requiera que la factibilidad sea sobre la capacidad y conocimiento del personal técnico (Central Ops) para la entrega y soporte de la oportunidad
1.2.4.3 Elija la opción "Capacidad técnica y capacidad de recursos", cuando requiere tanto evaluación de capacidad en plataformas como capacidad del equipo técnico para esta solicitud
1.2.5 Indique él o los productos a evaluar en la factibilidad. El campo permite seleccionar múltiples productos
1.2.6 Complete el título y la descripción de la solicitud.
1.2.6.1 El título llevará el siguiente formato: [Cliente] - [País]. Ejemplos:
"Bancolombia – Colombia"
"Caja del Seguro Social – Panama"
1.2.6.2 En la "descripción" incluya un resumen de la solución que se requiere sea evaluada.
1.2.7 Adjunte el documento (s) con el detalle de la solución a evaluar
1.2.7.1 Por ejemplo, si la evaluación es respecto a capacidades en plataforma, indique el detalle del contexto de la solicitud (que requiere el cliente), el DataCenter donde se requerirá habilitar el servicio y, si es un cliente existente indique detalles como el nombre del VDC u otra información relevante.
Nota: Es obligatorio adjuntar al menos un archivo donde contenga el detalle de la solución a evaluar
1.2.8 Seleccione "Submit" para enviar la solicitud
Nota: A partir de este momento se tendrá un SLA de 5 días hábiles. La solicitud será evaluada por todos los equipos técnicos regionales requeridos según la información suministrada en el formulario.
1.3 Respuesta de la evaluación de factibilidad
1.3.1 Una vez completada la evaluación de Factibilidad por los equipos regionales, se recibirá una notificación automática de Service Now vía email indicando que la solicitud ha sido completada. Para ver el resultado de la evaluación, ingrese a Service Now, localice su request en la plataforma y en la sección "Activity" podrá ver los comentarios
1.3.2 En los comentarios podrá visualizar los grupos que evaluaron la factibilidad, si es aprobada o rechazada y cada uno de los comentarios indicados por los grupos que evaluaron la factibilidad como lo muestra en el ejemplo
1.3.2.1 En el ejemplo pueden observar que la factibilidad fue evaluada por 2 grupos: Cloud Support y Digital Delivery, donde cada quien aprueba o rechaza la factibilidad según la evaluación de cada criterio a su cargo (capacidades de plataforma, conocimiento técnico, disponibilidad de personal técnico, etc). En caso de ser rechazada la factibilidad encontrarán comentarios donde indicarán los motivos y algunas observaciones según el caso
1.4 Cambio de la configuración del idioma en Service Now
1.4.1 En caso de no desplegarse las listas del formulario, realice un cambio en la configuración del idioma para solventar el problema. Para ello, ingrese al perfil del usuario en Service Now.
1.4.2 Una vez aplicado el cambio de idioma. Podrá continuar con la solicitud de Factibilidad Digital